Elektroniczny obieg dokumentów księgowych – etapy akceptacji i archiwizacji

W wielu firmach kłopoty z dokumentacją nie wynikają z liczby wystawianych faktur, lecz z braku ustalonego sposobu ich obsługi. Część danych znajduje się w wiadomościach e-mail, inne dokumenty są zapisane na komputerze, a informacje o płatnościach trafiają do osobnych arkuszy. Z zdarza się, że nieprosto ustalić, czy konkretna faktura została już przekazana do księgowości lub czy wymaga jeszcze sprawdzenia.

Fakturowanie online zmienia sposób przygotowywania i obiegu dokumentów, ponieważ daje możliwość pracę z danymi za pośrednictwem systemu internetowego. Użytkownik może wprowadzać informacje o sprzedaży, przypisywać dokumenty do kontrahentów i skorzystać z zapisanych wcześniej danych. Nie oznacza to jednak, że wszystkie czynności odbywają się bez udziału człowieka. Właściwie każdy dokument nadal wymaga testom pod względem kwot, dat, przedmiotu transakcji i wykorzystanych zasad rozliczenia. W sytuacji niebanalnych zamówień lub zmian warunków współpracy automatyczne uzupełnianie pól może nie wystarczyć.

Duże znaczenie ma sposób organizacji dokumentów już po ich wystawieniu. Kontrolowanie fakturami obejmuje ich rejestrowanie, wyszukiwanie, sprawdzanie a także przekazywanie do dalszego rozliczenia. W codziennej pracy często pojawiają się sytuacje, w których należy wrócić do transakcji sprzed kilku miesięcy, odnaleźć korektę lub sprawdzić, na jakiej podstawie naliczono określoną kwotę. Jeśli dokumenty są przechowywane według przypadkowych nazw plików, ich identyfikacja może być czasochłonna. Dlatego ważne jest przyjęcie spójnych zasad opisu i klasyfikacji. Pomocne może być przypisywanie faktur do konkretnych okresów rozliczeniowych, kontrahentów lub projektów. Powinno się a dodatkowo uważać, ażeby nie zbudować zbyt wielu kategorii, które utrudniają wybór właściwego miejsca zapisu. Sposób organizacji powinien odpowiadać rzeczywistej liczbie dokumentów i temu, jak na prawdę bardzo często pracownicy muszą skorzystać z archiwalnych danych.

Osobnego podejścia wymagają faktury, których status zmienia się podczas rozliczeń. Samo wystawienie dokumentu nie znaczy, że należność została uregulowana. Może się zdarzyć, że kontrahent zapłaci tylko część kwoty, przelew zostanie zaprojektowany po terminie albo na rachunek wpłynie suma, której nie można w tej samej chwili przypisać do konkretnej transakcji. W takich okolicznościach ewidencja powinna odzwierciedlać faktyczny stan rozliczeń, a nie jedynie datę wystawienia faktury. Przydatne są regularne porównania zapisów z wyciągami bankowymi a także wyjaśnianie różnic przed zamknięciem okresu księgowego. Znaczenie ma także obsługa korekt, ponieważ zmiana wartości wcześniejszego dokumentu może wpływać na kolejne rozliczenia. O ile kilka osób odpowiada za wystawianie faktur, księgowanie kosztów i kontrolę płatności, warto określić zakres ich zadań. Bez takiego podziału łatwo o powielanie czynności lub pominięcie dokumentu, który wymaga dodatkowej weryfikacji.

Przy korzystaniu z narzędzi internetowych należy uwzględnić też kwestie techniczne i formalne. Dostęp do dokumentacji powinien być dopasowany do zadań poszczególnych użytkowników, a udostępniane pliki nie powinny trafiać do ludzi, którzy nie potrzebują ich w swojej pracy. Warto sprawdzać, czy system pozwala eksport danych, pobieranie dokumentów i odzyskanie informacji w przypadku utraty dostępu do konta. Istotna jest również zgodność pomiędzy ewidencją prowadzoną w systemie a dokumentacją wykorzystywaną przez księgowość. Jeżeli już te same dane są przepisywane ręcznie do kilku narzędzi, mogą pojawić się różnice w numerach, kwotach albo terminach. Fakturowanie on-line powinno być zatem rozpatrywane w kontekście całego obiegu dokumentów, a nie tylko pojedynczej czynności wystawienia faktury. Należy także śledzić zmiany przepisów dotyczących fakturowania elektronicznego i zadań podatkowych, ponieważ sposób postępowania może zależeć od rodzaju transakcji a także sytuacji danego podatnika. Wprowadzenie nowych procedur wymaga sprawdzenia, czy osoby obsługujące dokumentację rozumieją zasady ich stosowania i wiedzą, jak postępować w sytuacji błędów albo sytuacji niestandardowych.

Warto sprawdzić: faktura online.