Przygotowanie danych do wdrożenia systemu ERP w firmie

Kontrola kosztów i planowanie zasobów wymagają dostępu do danych, które odzwierciedlają rzeczywistą sytuację przedsiębiorstwa. Informacje o zakupach, sprzedaży, stanach magazynowych i zobowiązaniach na prawdę bardzo często powstają w różnych momentach, a ich porównanie może wymagać dodatkowej pracy. Problem staje się bardziej widoczny, gdy firma obsługuje wiele zamówień, prowadzi kilka magazynów lub korzysta z różnorakich kanałów dystrybucji.

W takich ustaleniach oprogramowanie Comarch może być wykorzystywane do obsługi wybranych procesów i gromadzenia danych w ramach jednego środowiska informatycznego. Zakres zastosowania uzależniony jest od konkretnego rozwiązania, rodzaju działalności oraz przyjętej konfiguracji. Podczas analizy potrzeb warto sprawdzić, które informacje są niezbędne do codziennych wyborów, jak na prawdę bardzo często powinny być uaktualniane i kto odpowiada za ich prawidłowość. Sam dostęp do dużej liczby raportów nie znaczy jeszcze, że ułatwią one kontrolowanie. Jeżeli już dane są niekompletne albo rejestrowane według różnorakich zasad, wyniki analiz mogą wymagać dodatkowego sprawdzenia.

W przedsiębiorstwach zajmujących się handlem albo produkcją szczególne znaczenie ma planowanie dostępności materiałów i towarów. Comarch ERP może wspierać ewidencję zapasów, obsługę zamówień, rejestrowanie zakupów a także kontrolę wybranych kosztów, zależnie od używanego systemu. W praktyce samo ustalenie aktualnego stanu magazynowego nie zawsze wystarcza do podjęcia wyborów o następnym zamówieniu. Powinno się również uwzględnić towary już zarezerwowane, dostawy będące w drodze, terminy realizacji a także przewidywane zapotrzebowanie. Błędne dane w jednym z owych wycinków mogą prowadzić do zakupu zbyt dużej ilości materiałów lub do opóźnienia realizacji zlecenia. Dlatego ważne są reguły rejestrowania przesunięć magazynowych, przyjęć, wydań i korekt. Znaczenie moraz sposób obsługi jednostek miary, wariantów towarów oraz zamienników. W firmach prowadzących działalność w kilku lokalizacjach trzebdodatkowo ustalić, czy zapasy mają być analizowane osobno dla każdego magazynu, czy w ujęciu łącznym. Przyjęte rozwiązania powinny odpowiadać rzeczywistemu obiegowi towarów, a nie tylko i wyłącznie schematowi widocznemu w ustawieniach kodu.

Osobnym zagadnieniem jest połączenie systemu z narzędziami wykorzystywanymi poza kluczowym środowiskiem zarządzania. Przedsiębiorstwo może skorzystać z platform sprzedażowych, aplikacji kurierskich, systemów płatności lub kodów służących do przygotowywania analiz. W takiej sytuacji wdrożenia Comarch mogą obejmować zobowiązanie zakresu zamiany danych między poszczególnymi rozwiązaniami. Powinno się określić, który system przechowuje dane podstawowe, jak na prawdę często przesyłane są aktualizacje i co dzieje się, gdy przekazanie informacji nie powiedzie się. Np zamówienie złożone w sklepie online może wymagać pobrania danych klienta, sprawdzenia dostępności produktu, wykonania dokumentów i przekazania informacji o wysyłce. Jeżeli część tych czynności odbywa się automatycznie, nadal potrzebna jest procedura postępowania w przypadku brakujących danych, anulowania transakcji albo zwrotu płatności. Integracja może również wiązać się z ograniczeniami technicznymi, kosztami utrzymania połączeń oraz koniecznością dostosowania ich po aktualizacji jednego z programów. Z tego względu przed rozpoczęciem prac warto opisać bardzo ważne scenariusze wymiany informacji i sprawdzić je na przykładach obejmujących zarówno typowe operacje, jak i sytuacje nietypowe.

Po uruchomieniu systemu zmienia się sposób wykonywania części obowiązków, dlatego potrzebne jest monitorowanie pracy użytkowników i jakości zapisów. Nie chodzi tylko o wykrywanie awarii. Równie istotne są powtarzające się błędy w dokumentach, ręczne poprawianie danych czy różnice między raportami a prawdziwym stanem zasobów. Ich przyczyny mogą być różnorodne: od nieprawidłowych ustawień, przez brak dobrego szkolenia, po procedury niedopasowane do obowiązującej działalności. Warto rozdzielić te problemy, ponieważ każda z tych sytuacji wymaga innego działania. Zmiana konfiguracji nie pomoże, jeżeli pracownicy nie znają zasad rejestrowania operacji, a dodatkowe szkolenie nie rozwiąże błędu wynikającego z nieprawidłowej integracji. Znaczenie ma też dokumentowanie przekształceń i zobowiązanie, kto może zatwierdzać modyfikacje wpływające na pracę innych działów. Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa mogą pojawić się nowe oczekiwania dotyczące raportów, obiegu dokumentów albo dostępu do danych. Ich wprowadzenie powinno uwzględniać wpływ na istniejące procesy, sposób rozliczania operacji oraz zakres testów potrzebnych przed zastosowaniem przeróbek w codziennej pracy.

Zobacz więcej: obsługa it firm łódź.